http://www.loc.gov/marc/uma/pt1-7.html#pt4

BIỂU GHI MARC LÀ GÌ, VÀ TẠI SAO NÓ QUAN TRỌNG?

Giờ đây người ta không thể đọc một tạp chí thư viện, tham gia một hội thảo về thư viện, hoặc thậm chí là tán gẫu bình thường với một nhân viên thư viện mà không nghe nói tới những cụm từ như “MARC format”, "MARC records," or "MARC-compatible.". Rất nhiều người làm thư viện chuyên nghiệp không có cơ hội để tham gia một khóa giới thiệu chính thức về tầm quan trọng và vai trò của MARC trong tự động hóa thư viện, thực tế tự động hóa thư viện vẫn là một phần tồn tại và quan trọng trong thư viện của họ.

Same record with MARC tags

100 1#  $a

        $d

400 1#  $a

        $d

500 1#  $a

        $d

670 ##  $a

670 ##  $a

        $b

King, Stephen,

1947-

King, Stiven,

1947-

Bachman, Richard,

1947-

His Carrie, 1974.

Washington post, 4/9/85

(Stephen King has written 5 novels using

the pseudonym Richard Bachman)

Tại sao một tiêu chuẩn? Bạn có thể nghĩ ra phương thức riêng của mình để tổ chức thông tin nhất quán, nhưng bạn sẽ cô lập thư viện của mình, giới hạn sự lựa chọn của nó, và tạo ra nhiều công việc hơn cho chính bạn. Sử dụng MARC thì tránh được các công việc trùng lặp và cho phép các thư viện chia sẻ tốt hơn thông tin dữ liệu nhất quán của mình.

Lựa chọn sử dụng MARC cho phép các thư viện thu được dữ liệu nhất quán có thể dự đoán và đáng tin cậy. Nếu thư viện phát triển một hệ thống “tự thân” mà không sử dụng các biểu ghi MARC, nó sẽ không khai thác được lợi thế của tiêu chuẩn công nghiệp mà mục tiêu chính của nó là khuyến khích giao tiếp thông tin. 

Sử dụng tiêu chuẩn MARC cũng cho phép các thư viện các hệ thống tự động hóa thư viện thương mại vào quản lý các hoạt động của mình. Rất nhiều các hệ thống sẵn sàng cho các thư viện ở nhiều cấp độ khác nhau được thiết kế để làm việc với định dạng MARC. Các hệ thống được bảo trì và nâng cấp bở các nhà cung cấp, như vậy các thư viện có thể thu lợi được từ những tiến bộ mới nhất của công nghệ thông tin. Tiêu chuẩn MARC cũng cho phép các thư viện thay thế hệ thống của mình với hệ thống khác đảm bảo dữ liệu của họ vẫn tương thích. Xem Phần  V của cuốn sách này để có thêm thông tin về tầm quan trọng và lợi ích của việc sử dụng tiêu chuẩn dữ liệu nhất quán dạng MARC.

MARC 21: Vì Thư Viện Quốc Hội Mỹ có các bộ sưu tập rất lớn và các chương trình hợp tác với các thư viện khác, nó là nguồn chính về dữ liệu nhất quán cho nước Mỹ và các mục lục quốc tế. Khi Thư Viện Quốc Hội Mỹ bắt đầu sử dụng máy tính vào những năm 1960, nó phát minh ra định dạng thư mục LC MARC,  một hệ thống sử dụng các con số, chữ cái và biểu tượng bên trong các biểu ghi thư mục để đánh dấu sự khác biệt của các loại thông tin. Thư viện Quốc hội Mỹ đã phát triển định dạng kèm theo cho dữ liệu nhất quán những năm 1970. Định dạnh MARC ban đầu đã tiến hóa thành MARC21 và trở thành tiêu chuẩn được sử dụng trong đa số các thư viện cho dữ liệu thư mục và dữ liệu nhất quán. Định dạng MARC cho dữ liệu nhất quán, cũng như các tài liệu chính thống về MARC 21, nó được duy trì bởi Thư Viện Quốc Hội Mỹ. Nó được xuất bản dưới tên  MARC 21 Format for Authority Data – Định dạng MARC21 cho dữ liệu nhất quán.

Một so sánh trên cùng một biểu ghi giữa thông tin văn bản với các nhãn MARC minh họa ngắn gọn nhất về định dạng MARC21. Nó là một vấn đề của không gian lưu trữ. Hãy xem hộp phía trên. MARC21 sử dụng “670” “$a” và “$b” để đánh dấu trường chứa thông tin nguồn ghi chú thay vì lưu trữ các từ “source”,”citation”,”information” và “found” trong mỗi biểu ghi nhất quán. Qui ước này làm cho việc sử dụng không gian lưu trữ hiệu quả hơn.

Phần  III

CÁC THUẬT NGỮ CỦA MARC VÀ ĐỊNH NGHĨA

Phần này chứa thông tin về việc làm sao để đọc, hiểu và sử dụng biểu ghi nhất quán dạng MARC. Nó liên quan tới những gì nhân viên thư viện sử dụng hệ thống tự động hóa sẽ nhìn thấy và cần hiểu trên màn hình máy tính khi thêm, sửa, hoặc xem xét các biểu ghi. Sự nhấn mạnh tập trung vào các vùng hay sử dụng trong các biểu ghi nhất quán.

field (trường), tag (nhãn), indicator (chỉ thị), subfield (trường con), subfield code(mã trường con), và content designator – chỉ định nội dung.  Các thuật ngữ MARC21 này được giải thích trong phần này.

1. FIELDS (trường) được đánh dấu bằng TAGS (nhãn trường).

A field (trường): Một biểu ghi nhất quán được phân chia logic thành các trường. Có trường dành cho đề mục, trường dành cho tham chiếu truy nguyên và tương tự. Các trường này được phân chia thành một hoặc nhiều “trường con”.

A tag (nhãn trường): Mỗi trường kèm theo bởi 3 ký tự số gọi là nhãn “Tag”. Một nhãn chỉ ra trường – loại dữ liệu – tiếp sau đó. Mặc dù in ra hoặc trình diễn trên màn hình có thể trình bày một nhãn và tiếp ngay sau đó là các chỉ thị (làm cho nó thể hiện từ 4 đến 5 ký hiệu số), một nhãn bao giờ cũng là 3 ký tự số đầu tiên.

nbsp;           Một ví dụ về các nhãnh sử dụng trong biểu ghi nhất quán thể hiện tên cá nhân:

Đây là ví dụ của một trường. Số 100 là nhãn trường, định nghĩa nó như là một trường đề mục tên cá nhân.

100 1#   $a Woolf, Virginia, $d 1882-1941

Dịch vụ phân phối biên mục - Cataloging Distribution Service (CDS, for short) của Thư Viện Quốc Hội Mỹ phân phối danh sách chi tiết của tất cả các nhãn trường trong cả hai tài liệu bản đầy đủ MARC 21 Format for Authority Data và bản rút gọn MARC 21 Concise Formats. Để tiếp tục làm việc với các biểu ghi nhất quán dạng MARC, những đặc tả kỹ thuật trên được khuyến nghị cao. Chúng là những tài liệu chi tiết chứa đựng nhiều ví dụ. Thông tin cũng tồn tại trên MARC21 website: www.loc.gov/marc/.

Mặc dù sau một trinh bày ngắn về định dạng dữ liệu nhất quán theo MARC, người ta thường nghe các nhân viên thư viện nói về MARC. Nhân viên thư viện người làm việc với các biểu ghi MARC nhanh chóng ghi nhớ được các trường hay sử dụng trong biểu ghi kiểm soát nhất quán mà họ tạo.

Một phác thảo của một số các nhãn trường được dùng thường xuyên nhất được liệt kê trong Phần  VIII của cuốn sách này. Một danh sách rút gọn của các trường khác liệt kê trong Phần  IX.

2. Một số trường được định nghĩa thêm bởi các chỉ thị.

Chỉ thị: Hai vị trí ký tự tiếp sau mỗi nhãn trường (trừ các trường từ 001-009). Một hoặc cả hai vị trí này được dùng cho “chỉ thị”. Trong một số trường, chỉ có ký hiệu thứ nhất hoặc thứ nhì được dùng; trong một số trường, cả hai được dùng; và trong một số trường, như trường 010, không có ký hiệu nào cho chỉ thị được dùng. Khi vị trí chỉ thị không được sử dụng, chỉ thị này ám chỉ “không định nghĩa” và nó được bỏ trống. Trong cuốn sách này, có một qui ước để thể hiện là bỏ trống hoặc ‘#’ cho các chỉ thị không được định nghĩa.

Mỗi giá trị của chỉ thị là một con số từ 0 đến 9. (Mặc dù qui tắc phát biểu là nó có thể là ký tự, nhưng các ký tự không được dùng phổ biến). Mặc dù hai ký hiệu chỉ thị nội dung đi với nhau trông giống một số 2 chữ số, nó thực sự là hai con số đơn lẻ. Các giá trị cho phép của Chỉ thị và nghĩa của nó được phát biểu trong tài liệu MARC21. Trong ví dụ tiếp theo, 2 ký hiệu tiếp sau nhãn trường 100(một 3 và một #) là các giá trị chỉ thị. 3 là chỉ thị thứ nhất.# là chỉ thị thứ 2.

Chỉ thị thứ nhất có giá trị là 3 trong trường đề mục tên cá nhân chỉ ra rằng cái tên đó là họ, không phải là tên cá nhân. Chỉ thị thứ 2 không định nghĩa nên để là #.

100 3#  $a Guelf, House of

3. Trường con được đánh dấu bằng Mã trường con và ký hiệu phân cách.

Một trường con: Đa số các trường chứa đựng nhiều dữ liệu liên quan. Mỗi loại dữ liệu nằm trong trường gọi là một trường con, và mỗi trường con được bắt đầu bằng một sự kết hợp giữa một dấu phân cách trường con và một mã trường con. Trường từ 001 đến 009 không có trường con. Ví dụ, trường dành cho đề mục tên cá nhân bao gồm một trường con cho tên cá nhân, số hiệu, tên hiệu và năm kèm theo với tên, giữa muôn vàn các tên khác.

100 0#  $a Gustaf

        $b V, 

        $c King of Sweden, 

        $d 1858-1950

Mã trường con: Mã trường con là một ký tự chữ cái thường (có trường hợp là số) đứng trước là một ký hiệu phân cách. Ký hiệu phân cách là một ký tư sử dụng để phân tách các trường con. Mỗi trường con sẽ chỉ ra loại dữ liệu đứng sau nó. (Tài liệu MARC 21 liệt kê danh sách các trường con có hiệu lực cho mỗi trường thuộc định dạng nhất quán MARC 21 authority)

Trong ví dụ trên, trường con $a cho tên cá nhân, $b cho số hiệu, $c cho tên hiệu và các từ kèm theo tên ,và $d cho thời gian gắn với tên.

Dấu phân cách: Các chương trình phần mềm sử dụng các ký tự khác nhau cho việc thể hiện ký hiệu phân cách trường con khi thể hiện trên màn hình hoặc in ra. Ví dụ như  , @, $, _, hoặc "". Trong các ấn phẩm ký hiệu Dolar $ được sử dụng là ký hiệu phân cách trường con.

4. Chỉ định nội dung là một khái niệm bao hàm sử dụng qui về nhãn trường, chỉ thị, và mã trường con.

Ba loại chỉ định nội dung – nhãn trường,chỉ thị, mã trường con – là chìa khóa trong ký hiệu của hệ thống MARC 21. Trong cuốn sách này, MARC for Library Use (2nd ed. (Boston: G.K. Hall & Co., 1989), p. 5), Walt Crawford gọi hệ thống MARC là hệ thống "ký hiệu viết tắt". Ba loại chỉ định nội dung là các ký hiệu viết tắt nhãn của chúng và giải thích cho biểu ghi nhất quán.

Part IV

thẾ nào là biỂu ghi nhẤt quán dẠng marc

1. Nội dung của biểu ghi nhất quán.

Đề mục (Heading)

Một biểu ghi nhất quán được tạo ra cho mỗi hình thái có kiểm soát của một đề mục. Dành cho tên, một trong những tệp tin nhất quán được sử dụng nhiều nhất là Library of Congress Name Authority File (Tệp tin dữ liệu tên nhất quán của Thư viện Quốc Hội Mỹ) (or LCNAF). Tệp này được sử dụng trong tài liệu này làm ví dụ. Toàn bộ tệp tin này có thể tìm thấy từ Cataloging Distribution Service (or CDS) hoặc có thể tìm thấy miễn phí trực tuyến ở: http://authorities.loc.gov/. Về chủ đề hoặc các tên địa lý tệp tin kiểm soát nhất quán chủ đề thường dùng là LCSH, có thể tìm được ở CDS bản in hoặc bản điện tử. Có rất nhiều các đề mục chủ đề khác, ví dụ Sears List of Subject Headings và Art and Architecture Thesaurus. Hình thái của một đề mục chủ đề nên phù hợp với một trong số các danh mục đó hoặc tuân thủ các quy tắc trong xây dựng.

Tất cả các đề mục là một trong các loại: tên, tên/hiệu kết hợp, nhan đề đồng nhất (uniform titles), hoặc chủ đề. Các ví dụ về đề mục tên (name headings) bao gồm:

Một đề mục tên - name heading có thể là cá nhân, tổ chức, hội nghị hội thảo, hoặc tên quyền tư pháp (bao gồm cả địa lý).

100 1#  $a Woolf, Virginia, $d 1882-1941

             (personal name heading)

110 2#  $a Association for Childhood Education International

             (corporate name heading)

111 2#  $a La Crosse Health and Sports Science Symposium

             (meeting name heading)

151 ##  $a Mexico

             (geographic name heading)

Một đề mục tên/hiệu - name/title heading gồm có cả tên và tiêu đề của tác phẩm. Phần tên bao gồm một tên riêng, tên tổ chức, tên hội nghị hội thảo, hoặc tên pháp lý. Phần hiệu bao gồm tiêu đề mà thông qua đó một mục hoặc một loạt được định danh cho mục đính biên mục. Nó được sử dụng đặc biệt cho các tác phẩm cổ điển mà được xuất bản dưới những cái nhan đề khác qua thời gian. Một ví dụ về đề mục tên/hiệu là:

100 1#  $a Dostoyevsky, Fyodor, 

        $d 1821-1881.  

        $t Crime and punishment

Một  đề mục nhan đề đồng nhất - uniform title heading bao gồm một nhan đề không kèm theo với một tác giả cụ thể. Một ví dụ:

130 #0  $a Bible. $l Latin. $s Vulgate

Một Đề mục chủ đề - subject heading có thể là một thuật ngữ đơn, một cụm từ, hoặc một nhóm thuật ngữ. Nhãn trường dành cho chủ đề phụ thuộc vào thuật ngữ hoặc cụm từ đầu tiên trong một đề mục, thể loại/hình thái, địa lý, niên đại, tên cá nhân, tên tổ chức, tên hội nghị hội thảo, hoặc nhan đề. Các thuật ngữ khác trong đề mục nằm trong các trường con chỉ định được gọi là các chi nhánh.

100 1#  $a Shakespeare, William, $d 1564-1616  

        $x Criticism and interpretation $x History 

        $y 18th century

150 ##  $a Books and reading $z Argentina

Truy nguyên và tham chiếu

Biểu ghi nhất quán dạng MARC 21 chứa đựng 2 loại tham chiếu chéo một là định hướng cho một người dùng từ một đề mục không kiểm soát đến một đề mục kiểm soát (đó gọi là "xem tham khảo" và sử dụng nhãn trường 4XX) hoặc từ một đề mục có kiểm soát đến một đề mục khác (đó gọi là "see also references – tham khảo thêm" và sử dụng nhãn trường 5XX). Tuy nhiên, thực tế tham chiếu chéo thông thường không được kèm theo rõ ràng trong các biểu ghi nhất quán. Thay vì vậy, các đề mục hình thái khác và có liên quan được "truy nguyên" trong biểu ghi kiểm soát nhất quán cho hình thái kiểm soát. Truy nguyên tham chiếu chéo hơn là tạo ra các biểu ghi nhất quán riêng biệt khác cho việc tham chiếu cho phép trình bày một cách đúng đắn và hiệu quả thông tin kiểm soát nhất quán qua mục lục – và người dùng nhìn thấy thông tin trong một hình thái phù hợp với họ. Trình diễn tham chiếu chéo có thể sau đó được sinh ra bởi hệ thống, nó kết hợp các nội dung của các trường tham chiếu truy nguyên và trường đề mục 1XX của một biểu ghi.

Ghi chú

Biểu ghi nhất quán MARC 21 có thể chứa ghi chú. Nó có thể có dụng ý để trình diễn trong mục lục công cộng, hoặc chỉ để xem bởi các nhân viên thư viện sử dụng biểu ghi cho công việc của họ.

2. Cấu trúc các thành phần của một biểu ghi kiểm soát tính nhất quán.

Giống như các biểu ghi thư mục dạng MARC 21, các biểu ghi nhất quán dạng MARC 21 bao gồm ba thành phần chính: Leader - Đầu biểu, Directory – danh bạ, và Variable Fields – các trường giá trị.

Leader Đầu biểu cung cấp thông tin cần thiết cho việc xử lý một biểu ghi. Các phần tử dữ liệu chứa đựng các giá trị số hoặc mã và được định danh bằng các vị trí ký tự. Một đầu biểu có độ dài 24 chữ cái và là trường đầu tiên trong một biểu ghi nhất quán dạng MARC21. Phần nhiều thông tin trong đầu biểu là dành cho máy tính dùng để đọc và xử lý biểu ghi và nó tự sinh từ máy tính. Xem  Phần X để có thêm thông tin về Đầu biểu.

Danh bạ - Directory là một loạt các mục vào chứa nhãn trường độ dài, và vị trí bắt đầu của mỗi trường giá trị trong biểu ghi. Mỗi mục danh bạ có độ dài 12 ký tự. Danh bạ luôn do máy tính sinh ra. Xem Phần XII về các thảo luận sâu hơn về danh bạ.

Trường giá trị - Variable fields được chỉ định bởi một nhãn trường 3 ký hiệu số được lưu trữ trong mục danh bạ cho trường đó. Mỗi trường kết thúc bở dấu ngắt trường. Phần VIII mô tả các trường giá trị thông dụng.

Nên ghi nhớ rằng cho hai loại trường giá trị. Trường điều khiển là các trường có nhãn 00X. Mặc dù các trường này được xác định bởi nhãn trường trong Danh bạ, nó không chứa chỉ thị và mã trường con. Thay vì vậy, nó có thể chứa một phần tử dữ liệu đơn hoặc một loạt các phần tử dữ liệu có độ dài cố định được xác định bằng vị trí ký tự liên quan. Trường 008 là một ví dụ, nó chỉ đến phần tử dữ liệu có độ dài cố định, hoặc mã trường cố định. 40 ký tự của nó chứa những thông tin quan trọng, nhưng trong một hình thái rút gọn. Dữ liệu của nó thường được dùng để định danh và thu thập các biểu ghi phù hợp với một điều kiện cụ thể. Phần XI thảo luận về trường 008 nhiều hơn. Dưới đây là một ví dụ của trường 008:

008  860107in#acannaaan##########sa#ana#####u

Variable data fields – Trường biến số dữ liệu, một mặt nó chứa hai vị trí chỉ thị ở vị trí bắt đầu mỗi trường và hai ký tự mã trường con bắt đầu cho mỗi phần tử dữ liệu trong trường.  Dưới đây là ví dụ về trường 100 (Personal name main entry field):

100 1#  $a Cameron, Simon, $d 1799-1889

Trường biến số dữ liệu được nhóm thành các khối theo các ký tự bắt đầu của nhãn trường, nó chỉ ra chức năng của dữ liệu bên trong các mỗi trường.

Có những chỉ định nội dung song song với khối trường 1XX, 4XX, và 7XX có thể trợ giúp bạn trong việc chỉ ra nội dung trong những trường kiểm soát nhất quán. Những ý nghĩa dưới đây, với một số ngoại lệ,  được đưa ra cho hai ký tự cuối của mỗi nhãn trường:

Các khối 1XX, 4XX, 5XX, và 7XX và các chỉ định nội dung song song bên trong chúng rất quan trọng để ghi nhớ khi làm việc với các biểu ghi kiểm soát nhất quán. Chúng cho phép bạn “dự đoán” nội dung của trường, thậm chí khi bạn không biết chính xác nó là gì.

 Xem thêm các bài viết từ Việt Nam: