- HienDai.JSC
Thế nào là phần mềm quản lý thư viện hiệu quả?
Chuyển đổi số và vấn đề chuyển đổi số tại các đơn vị sự nghiệp ở Việt Nam vẫn còn là bài toán cần tìm lời giải, đi sâu, phù hợp với từng đơn vị. Nếu không có công cụ phần mềm quản lý thư viện hiệu quả thì mọi thứ sẽ thật khó!

Nếu như trước đây, nhiều người biết đến thư viện chỉ là nơi lưu trữ sách giấy, những tủ mục lục, những tấm phích tra cứu cũ kỹ, những công việc nhàm chán lặp đi lặp lại qua ngày. Không chỉ người trong nghề mà bạn đọc cũng không có được sự thu hút, chú ý đến thư viện. Dần dà mà hình ảnh thư viện cũng không còn nhận được nhiều sự quan tâm. Đến nay, những hình ảnh, quan niệm đó không còn trong đại đa số chúng ta. Vạn vật thay đổi, xã hội, công nghệ chuyển dịch, phát triển, thư viện cũng không nằm ngoài tâm biến đó. Cách mạng công nghệ, cách mạng 4.0 kết nối vạn vật mang nguồn thông tin, tri thức đến với tất cả con người trên trái đất. Thư viện chính là nơi lưu giữ tri thức, giá trị của văn hoá, nhân loại. 

gia sach cua thu vien

Thư viện truyền thống vẫn còn đó cùng tầm quan trọng của nó, nhưng việc chuyển mình lên thế giới số là điều vô cùng quan trọng và nhiều thử thách. Để xây dựng thư viện số thành công, trước tiên cần có sự quan tâm và đồng hành của các lãnh đạo đơn vị đối với thư viện, đầu tư cả về cơ sở vật chất và con người (kiến thức, năng lực, kiên trì, sáng tạo...). Vậy, làm thế nào để kết nối các yếu tố trên? Chính là cần có công cụ là một phần mềm quản lý thư viện hiệu quả. 

Một phần mềm hiệu quả trước hết cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản của một quy trình nghiệp vụ thư viện, các tính năng, các bước phải đúng với thực tế theo tiêu chuẩn nghiệp vụ mà những người thư viện viên vẫn làm việc mỗi ngày. Như vậy, sẽ mang lại sự thân thiện, không còn khoảng cách, bỡ ngỡ với người dùng. 

Thứ 2, phần mềm phải là giải pháp tổng thể, quản lý dữ liệu một cách tập trung như vậy người quản lý và người dùng mới khai thác một cách tập trung được. Thuận tiện, giảm thiểu thời gian, công sức là những yếu tố cần có và khác biệt của thư viện số đối với thư viện truyền thống. Phần lớn các phần mềm mã nguồn mở hiện nay chưa đáp ứng được những tiêu chí này. Một tài liệu nhưng phải biên mục 02 lần thông tin mô tả trên 02 hệ thống: 01 biểu ghi cho mục lục truyền thống, 01 biểu ghi mô tả cho tài liệu số; khai thác tài nguyên phân tán trên cả 02 hệ thống; các bác báo tài nguyên phân tán ở các hệ thống khác nhau; tài khoản bạn đọc không thể đăng nhập 01 lần mà sử dụng chung các hệ thống;... 

Thứ 3, phải có hệ thống chính sách lưu thông, khai thác tài liệu một cách chặt chẽ. Chuyển đổi số nhưng không phải là tràn lan, tất cả đều phải tuân theo chính sách và quy định về sở hữu trí tuệ, luật bản quyền. Việc này, đòi hỏi cần được kiểm soát chặt chẽ từ loại tài liệu, định dạng tài liệu,... mà thư viện muốn public, công khai. Tất cả đều phải có quy trình và xử lý chặt chẽ từng cấu trúc trong nội dung của tài liệu, càng chi tiết thư viện mới thuận tiện đưa ra các chính sách lưu khai thác đối với từng đối tượng người dùng, từng nhóm tài liệu, từng nội dung tài liệu, từng thời điểm có thể khai thác... 

Thứ 4, phần mềm thư viện phải có tính tích hợp, mở rộng với các hệ thống khác. Xu hướng chuyển đổi số là tinh giảm cơ chế, giảm thiểu các khâu hoạt động và trở thành hệ thống phục vụ một cửa. Để đáp ứng yêu cầu này cũng như giảm thiểu thời gian, chi phí, công sức trong việc tích hợp, đòi hỏi giải pháp phải có sự liền mạch, tổng thể (như đã đề cập tài điều thứ 2). Một sinh viên nộp khoá luận tại thư viện, thư viện xác nhận và hệ thống phần mềm quản lý đào tạo của nhà trường cũng tự động xác nhận là đã nộp thành công; Tích hợp với máy photocopy để kiểm soát số lượng trang được phép in, tính toán số lượng phí sử dụng,... Đó chỉ là một trong nhiều nhu cầu tích hợp mà thực tế hiện nay cần đáp ứng, tích hợp giữa các phòng ban nói chung các hệ thống phần mềm nói riêng. 

Thứ 5, giải pháp nội địa và chi phí hợp lý. Một phần mềm hiệu quả phải được chứng minh khả năng thực tế của nó ở nhiều đơn vị thư viện. Do đó, chi phí là một vấn đề rất quan trọng. KIPOS với lợi thế là một giải pháp nội địa nhưng hoàn toàn đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như METS, OAI-PMH, hướng dịch vụ,... với chi phí rất linh hoạt với từng mô hình, quy mô, mức độ quản lý, khai thác,... Với tinh thần MAKE IN VIETNAM - sản phẩm Việt, giúp người Việt chuyển đổi số thành công. Cùng với đó, với mục tiêu đồng hành và phủ khắp hệ thống thư viện với phần mềm KIPOS để xây dựng cộng đồng trung tâm tri thức số, cộng đồng dùng chung CSDL chính là mục tiêu lớn nhất của KIPOS đối với lĩnh vực thư viện nước nhà!

Vẫn biết tất cả đều có thời gian nhất định, nhưng sự hiệu quả của một phần mềm quản lý thư viện còn được thể hiện qua vòng đời sử dụng của nó. Với phần mềm KIPOS, cho đến nay với hơn 40 khách hàng đang sử dụng, KIPOS chưa từng bị thay thế bởi phần mềm khác, "tuổi thọ" của KIPOS đến nay tại đơn vị tiên phong sử dụng đầu tiên tại Việt Nam là thư viện Đại học Nha Trang đã gần 10 năm! Qua đó càng thêm khẳng định, KIPOS luôn đồng hành cùng hệ thống thư viện Việt Nam, cùng đội ngũ hỗ trợ của công ty luôn mong muốn đem đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất đến với khách hàng!

Xem thêm chi tiết về giải pháp phần mềm quản lý thư viện tổng thể KIPOS: Tại đây!

30/05/2022

KIPOS - Giải pháp đầu tiên ứng dụng METS
METS - Metadata Encoding & Transmission Standard là tiêu chuẩn cho thư viện số hiện đại, là cuộc cách mạng về công nghệ quản lý nội dung số trong thư viện ngày nay.