Phần mềm quản lý thư viện KIPOS là giải pháp đầu tiên tại Việt Nam, tiên phong nghiên cứu phát triển với kiến trúc hoàn hảo nhất, ứng dụng các tiêu chuẩn hàng đầu trên thế giới hiện nay trong lĩnh vực quản lý thư viện. Vậy hãy cùng tìm hiểu những điểm mạnh của phần mềm này là gì nhé?
MỤC LỤC
1. Các loại phần mềm thư viện hiện nay
3.2 Tiêu chuẩn METS trong quản lý thư viện số
3.3 Cổng thông tin (KIPOS.WebPortal)
3.4 Hỗ trợ kiểm định chất lượng đào tạo
3.5 Quản lý trình in ấn
NỘI DUNG
Tin học hóa hoạt động thông tin - thư viện là quá trình gắn liền với sự ra đời và phát triển của các phần mềm chuyên dụng trong hoạt động thông tin - thư viện. Thư viện là một ngành đã có lịch sử lâu đời, các hoạt động thư viện mang tính đặc thù, với khả năng lưu trữ thông tin khối lượng lớn và khả năng tìm kiếm thông tin nhanh của máy tính. Vì vậy, có thể nói thư viện chính là lĩnh vực được áp dụng sớm nhất những thành tựu của công nghệ thông tin.
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ và làm biến đổi sâu sắc về chất đối với hoạt động thông tin thư viện. Trước đây, thư viện chỉ dừng lại ở việc quản lý thủ công bằng ghi chép và sổ sách, còn ngày nay hầu hết các thư viện đã quản lý tin học hóa bằng phần mềm. Nói tới thư viện là nói tới phần mềm thư viện số, thư viện điện tử.
Hiện nay có rất nhiều các giải pháp phần mềm thư viện khác nhau, có thể tựu chung lại như sau: giải pháp phần mềm mã nguồn mở, giải pháp phần mềm nội địa, giải pháp phần mềm nước ngoài.
Nhìn chung các giải pháp hiện nay đều đáp ứng được các chức năng cơ bản của các module chức năng nghiệp vụ như: biên mục, tra cứu, bổ sung, lưu thông,…. Tuy nhiên, bài viết xin được chia sẻ thêm 1 số thông tin về các giải pháp mã muồn mở, giải pháp nội địa khác hay giải với nước ngoài:
Với giải pháp mã nguồn mở: Hệ thống riêng biệt, tích hợp nhiều phần mềm, nhiều nền tảng khác nhau, nếu khách hàng lựa chọn tự phát triển, đòi hỏi khả năng phát triển theo bản gốc, kèm với đó là đội ngũ nhân sự phải thực sự tâm huyết, có kinh nghiệm về lập trình nhằm nghiên cứu phát triển, tuỳ biến theo nhu cầu. Việc duy trì nhân sự, chuyển giao và cập nhật các chức năng mới theo xu thế cũng là một vấn đề nan giải. Nếu mua từ nhà cung cấp, kinh phí duy trì hàng năm sẽ tốn kém bởi việc bảo trì các hệ thống tích hợp rất phức tạp và thời gian để giải quyết các phát sinh và nâng cấp phát triển.
Giải pháp thương mại nội địa khác: Hiện nay tại Việt Nam, phần lớn các giải pháp không còn đáp ứng xu hướng và yêu cầu hiện tại của thư viện. Giải pháp phần mềm thư viện từ các nhà cung cấp không được phát triển không liên tục, có giai đoạn ngừng phát triển, vẫn dừng lại ở các giải pháp riêng biệt, và không còn đáp ứng yêu cầu hiện tại cho các thư viện bởi nếu đáp ứng thì các đơn vị họ sẽ lựa chọn nâng cấp thay vì đổi mới, nhưng thực tế phần mềm quản lý thư viện KIPOS được cung cấp bởi công ty Hiện Đại đã thay thế cho nhiều phần mềm khác ở các hệ thống thư viện Việt Nam: thư viện Bộ, Ban, Ngành; thư viện công cộng; thư viện chuyên ngành.
Giải pháp thương mại nước ngoài: Thực tế cho thấy hiện này chưa có giải pháp trên một phần mềm hoàn chỉnh. Các giải pháp nước ngoài cho thấy việc quản lý thư viện số đơn giản, trên nền tảng đám mây (thuê dịch vụ và hạ tầng), máy chủ không đặt ở Việt Nam, do đó chưa đáp ứng Luật an ninh mạng, tính bảo mật và sở hữu. Hơn nữa, chi phí đầu tư tương đối cao, chi phí duy trì hàng năm lớn (có thể lên đến 9 con số).
Bảo đảm dữ liệu và tuân thủ Luật an ninh mạng
KIPOS được xây dựng với xứ mệnh trở thành một giải pháp tổng thể tích hợp hoàn chỉnh, nhằm hỗ trợ tối đa công tác quản lý, khai thác mọi dạng tài nguyên thông tin từ truyền thống tới tài liệu số, xuất bản điện tử của thư viện bằng công nghệ và kĩ thuật mới nhất.
Được thiết kế và phát triển bởi một đội ngũ chuyên gia công nghệ thông tin và nghiệp vụ thư viện với trên 10 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai các giải pháp quốc tế (Virtua, VILAS). KIPOS là giải pháp hoàn toàn tuân thủ quy trình nghiệp vụ quốc tế và các chuẩn công nghệ trong ngành. KIPOS là một giải pháp tích hợp hoàn chỉnh tất cả trong 01 cho các thư viện ngày nay.
Phần mềm tích hợp tổng thể 3 trong 1
KIPOS được xây dựng và thiết kế với những quan điểm phát triển mới nhất, để đưa ra kiến trúc hiện đại nhất cho phép thích nghi với tốc độ phát triển nhanh chóng của bối cảnh tự động hóa và chuyển đổi số ngày nay.
- Cải tiến việc quản lý các luồng công việc trong thư viện của bạn, KIPOS cung cấp sức mạnh, sự mềm dẻo trong việc truy cập tới các thông tin tài nguyên phân tán
- Tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn công nghệ, KIPOS đáp ứng các yêu cầu của thư viện trong hiện tại và tương lai. KIPOS sẽ mang thư viện của bạn đến với thế giới và mang thế giới đến với thư viện của bạn nhờ vào khả năng kết nối liên thông theo những giao thức chuẩn.
- Thiết kế với kiến trúc mở, KIPOS hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu riêng biệt của từng thư viện, cho phép lựa chọn các chức năng cần thiết và tinh chỉnh cho phù hợp.
- KIPOS giúp tăng hiệu quả sử dụng tài liệu thông qua việc tạo nên một môi trường thông tin thông suốt và đầy đủ, giúp bạn đọc lập kế hoạch tiếp cận và sử dụng nguồn tài nguyên thư viện một cách chủ động.
- Dễ dàng tích hợp và mở rộng ứng dụng liên thông với các giải pháp quản lý đào tạo và đào tạo trực tuyến (Online Education) tại các trường Đại học, Cao đẳng, Học viện.
KIPOS là một nhân tố thành công của phương thức học tập chủ động, một nền tảng để xây dựng một giải pháp xuất bản điện tử cho các nhà cung cấp thông tin.
KIPOS là giải pháp tiên phong trên thế giới về hoạt động tự động hóa thư viện và thư viện số ngày nay. Trên thực tế, các nhà cung cấp giải pháp thư viện hàng đầu thế giới và cả trong nước vẫn tách rời các gói giải pháp riêng biệt cho vấn đề tự động hóa thư viện và thư viện số, thì KIPOS mang đến cho ngành thư viện một giải pháp tổng thể hoàn chỉnh 3 trong 1: Tự động hóa thư viện (KIPOS.Automation), Thư viện số (KIPOS.Digital), Cổng thông tin điện tử (KIPOS.WebPortal). Đây là sự khác biệt hoàn toàn và vượt bậc so với các giải pháp phần mềm thư viện hiện nay, nếu như tách làm 2 hệ thống riêng biệt sẽ gây ra một sự chồng chéo vừa dư thừa lại vừa thiếu sót: dư thừa khi cán bộ thư viện phải thực hiện biên mục hai lần cho một cuốn sách, sự bất tiện khi 1 độc giả phải đăng ký ở 2 hệ thống, thiếu sót khi truy vấn về tài khoản độc giả không đưa ra được toàn bộ thông tin của độc giả ở cả hai hệ thống.
KIPOS giúp thư viện quản lý và khai thác các nguồn tài nguyên của mình một cách nhanh chóng và thuận tiện. Không quan trọng tài nguyên ở định dạng nào, từ tài liệu truyền thống cho đến tài liệu số. Các module chức năng tự động hóa giúp thư viện quản lý hiệu quả các tài liệu truyền thống thông qua quy trình nghiệp vụ thông suốt và khả năng tích hợp 100% các thiết bị hiện đại nhất. Thư viện số thực hiện bảo trì, quản lý và chuyển giao các bộ sưu tập số tới bạn đọc một cách dễ dàng qua giao diện Web. Ngoài ra, giải pháp cổng thông tin điện tử còn là môi trường kết nối và cung cấp các dịch vụ bổ trợ tối đa cho hoạt động của thư viện cũng như bạn đọc.
KIPOS cho phép thư viện quản lý các nguồn tài nguyên trong thư viện, từ các tài liệu dạng vật lý đến các tài liệu số trong không gian lưu trữ ảo. Mọi tài liệu trên KIPOS đều được mô tả, đánh địa chỉ, quản lý mượn trả/truy cập và hiển thị. Giải pháp phần mềm thư viện KIPOS hỗ trợ Unicode một cách đầy đủ, cho phép bạn cung cấp khả năng truy cập tới các nguồn tài nguyên ở bất kỳ ngôn ngữ nào.
Mọi quy trình xử lý và cung cấp dịch vụ tài liệu truyền thống và tài liệu số được kết hợp thành một dòng chảy thống nhất trong hệ thống. Điều này giúp thư viện tối ưu được luồng công việc, giảm thiểu thời gian nhập liệu, tăng cường độ chính xác và nhiều tính năng hữu ích, khi mà các hệ thống độc lập với nhau sẽ không có được.
Mọi tổ chức thư viện: thư viện tư nhân, thư viện công cộng và thư viện các trường đại học đều thấy được KIPOS là một hệ thống dễ triển khai và sử dụng, vì KIPOS là một giải pháp hướng dịch vụ và cung cấp theo hình thức chuyển giao trọn gói hoặc cho thuê với chi phí phù hợp với mọi quy mô của tổ chức.
Khi chọn KIPOS, bạn sẽ được hỗ trợ trực tiếp từ nhà sản xuất. Mọi yêu cầu phát triển như: tích hợp thiết bị mới; mở rộng tính năng đều được giải quyết nhanh chóng và với chi phí thấp nhất có thể. Ngoài ra, bạn sẽ trở thành thành viên của mạng lưới khách hàng sử dụng KIPOS và dễ dàng thiết lập hợp tác và chia sẻ tài nguyên dịch vụ với nhau.
Giải pháp phần mềm thư viện số tiên phong tại Việt Nam
Tại Việt Nam cho tới thời điểm hiện nay, Công ty Hiện Đại là đơn vị duy nhất xây dựng giải pháp thư viện KIPOS dựa trên tiêu chuẩn METS và MARC21. Trong khi các nhà cung cấp giải pháp trong nước khác lựa chọn tiêu chuẩn Dublin Core cho thư viện số, tiêu chuẩn này chỉ có thể tra cứu và tìm ra địa chỉ tệp tài liệu thì METS lại là tiêu chuẩn cho việc xây dựng cấu trúc và thể hiện tài liệu số. Ngày nay trên thế giới, các thư viện đều hướng đến áp dụng METS vào giải pháp thư viện số. KIPOS áp dụng thành công METS như là một giải pháp tiên phong không chỉ ở Việt Nam mà còn trên trường quốc tế.
METS là chìa khóa thành công của KIPOS.DIGITAL - giải pháp này dễ dàng chứng minh được sự ưu việt hơn các giái pháp DSpace hay GreenStone. METS là tiêu chuẩn phức tạp, đòi hỏi quá trình nghiên cứu lâu dài, kế thừa để tìm ra cách thức vận dụng. Trong suốt 2 năm liên tục, chúng tôi vừa vận dụng thử nghiệm, vừa phát triển những thành phần chương trình lõi liên quan đến METS. METS chính là hạ tầng kiến trúc của một đối tượng số (Digital Object), nó đi sâu vào việc thể hiện cấu trúc của tài liệu cùng với các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu quản trị liên quan. Với tiêu chuẩn METS, nó cho phép đáp ứng mọi nhu cầu để quản lý một tài liệu số: tài liệu đơn tệp hoặc đa tệp, tài liệu có một phiên bản hoặc nhiều phiên bản khác nhau, các cách trình diễn khác nhau...
Có thể thấy các giải pháp nội địa khác hiện nay do áp dụng Dublin Core nên việc kiểm soát truy cập nội dung tài liệu số là rất khó khăn, vì bản thân Dubline Core không phải là siêu dữ liệu quản lý đến cấu trúc bên trong một tài liệu. Ngoài ra, việc trình diễn tài liệu số là một phân hệ chỉ xuất hiện trong các giải pháp sử dụng tiêu chuẩn METS, vì đối với các giải pháp sử dụng Dublin Core không có các thông tin liên quan tới quy định về cấu trúc và trình diễn tài liệu. KIPOS hỗ trợ thư viện trình diễn nhiều loại nội dung tài liệu và sử dụng nhiều công cụ khác nhau để thể hiện nội dung tài liệu phù hợp: ảnh, video/audio (mỗi định dạng mỗi trình player khác nhau), pdf (pdf reader nhúng), các tệp Office… Đáp ứng những yêu cầu trình diễn và bảo vệ tệp nội dung, hạn chế việc đánh cắp bản quyền tài liệu.
METS hỗ trợ biên tập chi tiết cấu trúc mục lục tài liệu số và tạo quyền truy cập theo cấu trúc mục lục tài liệu số.
Ngày nay, việc biên tập tài liệu số không chỉ dừng lại ở việc nhập thông tin mô tả cho tài liệu theo các chuẩn biên mục như Dublin Core, MARC 21 và đính kèm tệp tin tài liệu số lên hệ thống… mà với một phần mềm quản lý thư viện số chuyên nghiệp, thì việc biên tập tài liệu số là tạo ra cấu trúc mục lục của tài liệu, biên tập cụ thể đến từng tran, chương, phần tài liệu của tài liệu.
Giao diện biên tập tài liệu số, chi tiết từng chương, phần tài liệu
Phân quyền truy cập đến từng chương, phần tài liệu
Tiêu chuẩn METS trên KIPOS cho phép người dùng quản lý dữ liệu của dữ liệu (siêu dữ liệu) chi tiết đến từng trang, chương phần, mục lục của tài liệu. Điều này không chỉ giúp thư viện thiết lập các chính sách quản lý truy cập một cách tổng quan, cụ thể mà còn đảm bảo tính bản quyền trong việc người dùng khai thác tài liệu số của thư viện. Bên cạnh đó, KIPOS còn hỗ trợ thư viện cấu hình tài liệu số truy cập theo dải IP. Theo ông Bùi Nguyên Hùng (Chủ tịch Hiệp Hội sáng tạo và Bản quyền tác giả Việt Nam) chia sẻ tại Hội thảo “Luật Thư viện, Luật sở hữu trí tuệ và ứng dụng công nghệ trong phát triển Thư viện Đại học”: Thư viện được phép số hoá tài liệu thuộc bản quyền của thư viện để phục vụ mục đích lưu trữ và nghiên cứu nhưng chỉ được phép phục vụ bạn đọc trong khuôn viên của nhà trường. Với điều kiện trên, phần mềm quản lý thư viện KIPOS hoàn toàn đáp ứng việc tuân thủ luật bản quyền và sở hữu trí tuệ, cho phép thư viện quản lý tài liệu số và bạn đọc được phép khai thác trong khuôn viên trường cũng như của thư viện.
Giao diện hiển thị truy cập tài liệu số của người sử dụng
Cảnh báo người sử dụng không có quyền truy cập toàn văn tài liệu số
KIPOS.WebPortal là một giải pháp phần mềm cổng thông tin điện tử do công ty Hiện Đại nghiên cứu và phát triển, nó là một thành phần chính trong giải pháp thư viện tổng thể KIPOS (3 in 1). Cổng thông tin chính là điểm truy cập, tra cứu tập trung và duy nhất; tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ, ứng dụng phục vụ tác nghiệp của thư viện.
Với phần mềm thư viện số KIPOS, cổng thông tin là điểm truy cập tập trung và duy nhất để bạn đọc có thể tìm kiếm và khai thác tất cả tài liệu của thư viện bao gồm tài liệu in và tài liệu số một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, đây là một trong những điểm nổi bật so với các phần mềm quản lý thư viện khác hiện nay. Bạn đọc chỉ cần đăng nhập một lần duy nhất (SSO – Single Sign-On) là có thể tìm kiếm, truy cập và khai thác đến tài liệu in, tài liệu số.
Kết quả tìm kiếm tài liệu chỉ hiển thị một biểu ghi thư mục duy nhất mô tả đầy đủ thông tin của tài liệu gồm: thông tin mô tả thư mục, thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng của từng số đăng ký cá biệt và thông tin nội dung tài liệu số. Giúp bạn đọc dễ dàng và thuận tiện hơn trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu tại thư viện.
Để khai thác tài nguyên số và các dịch vụ trực tuyến của thư viện, bạn đọc phải là thành viên của thư viện và được hệ thống cấp một tài khoản đăng nhập. Với tài khoản này bạn đọc có thể chủ động xem thông tin hồ sơ của mình, đồng thời dễ dàng kiểm tra các thông tin giao dịch với thư viện như: lịch sử giao dịch lưu thông mượn trả tài liệu in và tài liệu số, thông tin các loại khoản phí,…
Ngoài các tương tác tiện ích cho bạn đọc, cổng thông tin còn là phương tiện chính thống để thư viện giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ giúp bạn đọc có thể tiếp cận một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Đồng thời, nó chính là cầu nối để kết nối bạn đọc với thư viện thông qua các bài viết tin tức, sự kiện và thông báo. Ngoài ra, Diễn đàn trên cổng thông tin còn là địa chỉ mà bạn đọc có thể dễ dàng trao đổi thông tin với cán bộ thư viện và các bạn đọc khác của thư viện.
Thư viện hoàn toàn có thể tự điều chỉnh giao diện của cổng thông tin mà không cần đòi hỏi kinh nghiệm lập trình. Với công nghệ LegoWeb, người dùng chỉ cần vài click chuột với những thao tác lựa chọn: tên thuộc tính của giao diện; vị trí hiển thị giao diện,.. là đã có thể thay mới diện mạo cổng thông tin theo ý mình muốn. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ tuỳ biến giao diện cổng thông tin theo yêu cầu của khách hàng. Tất cả, đó là những lợi ích mà KIPOS.WebPortal mang đến cho thư viện!
Cổng thông tin Thư viện Trường Đại học Nguyễn Tất Thành
Cổng thông tin Thư viện Trường Đại học Tài chính – Quản trị kinh doanh
Trong bối cảnh cách mạng Công nghệ 4.0 đã tạo ra nhiều cơ hội lớn cho ngành thư viện đổi mới và tiến vào kỷ nguyên số. Tuy vậy, ngành thư viện cũng đứng trước nhiều thách thức không nhỏ về vấn đề chuyển đổi số, bản quyền tài liệu số, luật sở hữu trí tuệ... Bên cạnh đó, thư viện tại các trường Đại học, Cao đẳng cũng gặp phải nhiều khó khăn trong việc Kiểm định chất lượng.
Phân hệ Hỗ trợ kiểm định chất lượng tài liệu phục vụ đào tạo được xây dựng nhằm mục đích giúp cán bộ đào tạo, thư viện và các phòng ban liên quan đánh giá được mức độ đáp ứng tài liệu của thư viện phục vụ cho hoạt động đào tạo của nhà trường. Từ đó, có các kế hoạch bổ sung tài liệu đáp ứng tốt hơn yêu cầu đảm bảo chất lượng đào tạo.
Phân hệ này là kết quả được xây dựng trên nền tảng giải pháp tổng thể 3 trong 1 của KIPOS. Nhờ có kiến trúc tổng thể, mọi hoạt động quản lý và thống kê về: tài liệu, người dùng, lịch sử giao dịch, lưu thông, được kiểm soát một cách đồng bộ, thống nhất trên một hệ thống chung mà không có sự chồng chéo hay bất cập nào.
Chức năng cho phép cán bộ thư viện cập nhật thông tin về nội dung đào tạo (đề cương môn học/học phần) và chương trình đào tạo của Trường từ bộ phận Quản lý đào tạo. Sau đó, cán bộ thư viện cập nhật tình trạng về vốn tư liệu của thư viện phục vụ cho từng nội dung đào tạo (đề cương).
Hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo để đánh giá được khả năng đáp ứng của tài liệu trong thư viện với nội dung và chương trình đào tạo: Vốn tư liệu, tình hình khai thác và sử dụng.
Các chức năng chính bao gồm:
Quản lý nội dung đào tạo và yêu cầu tài liệu: Chức năng cho phép người dùng cập nhật toàn bộ các đề cương môn học/học phần nằm trong các chương trình đào tạo của nhà trường, cập nhật tình trạng tài liệu giáo trình và tham khảo cho mỗi nội dung đào tạo.
Quản lý chương trình đào tạo: Quản lý chương trình đào tạo là chức năng giúp thư viện xây dựng các chương trình đào tạo của nhà trường như: Chương trình đào tạo đại học, Chương trình đào tạo cao đẳng… Chức năng cho phép người dùng quản lý thông tin chi tiết của chương trình đào tạo.
Báo cáo thống kê: Hệ thống báo cáo cung cấp đầy đủ các báo cáo thống kê hỗ trợ cán bộ, lãnh đạo đánh giá được khả năng đáp ứng của tài liệu trong thư viện cho nội dung và chương trình đào tạo: Số lượng vốn tư liệu, tình hình khai thác và sử dụng của bạn đọc theo các chương trình đào tạo…
Với giao diện Winform, KIPOS hoàn toàn tích hợp trực tiếp các thiết bị tự động hóa (máy in chuyên dụng (barcode,…), máy in thẻ nhựa, máy quét (barcode, RFID)…) hỗ trợ tối đa công tác quản lý lưu thông: In nhãn gáy sách, mã vạch đầu mục, thẻ bạn đọc, biên lai mượn tài liệu,... trực tiếp từ giao diện của phần mềm mà không cần phải thông qua bất kỳ một hệ thống trung gian nào. Các thao tác thực hiện nhanh chóng, tối giản cho thủ thư và bạn đọc.
Trong hoạt động thư viện, thông thường sẽ có hai loại nhãn hỗ trợ thư viện trong việc sắp xếp, tìm kiếm, lưu thông, cũng như kiểm kê tài liệu gồm nhãn mã vạch và nhãn gáy.
Nhãn mã vạch là nhãn bao gồm một dãy sọc bên trên, chữ và số bên dưới và được dán ở bìa trước hoặc sau của tài liệu. Đối với sách mới, thư viện chỉ cần tạo cho mỗi cuốn sách một mã vạch (barcode), mã này chính là số đăng ký cá biệt của mỗi cuốn sách. Nhãn mã vạch giúp thư viện nhận diện, quản lý mượn/ trả cũng như kiểm kê sách trong thư viện.
Nhãn gáy thường được dán ở gáy của cuốn sách, nó bao gồm các thông tin như: chỉ số phân loại, mã xếp giá cutter, vị trí kho, năm xuất bản… Nhãn gáy phục vụ cho việc sắp xếp, tìm kiếm tài liệu trong kho giá một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Để hỗ trợ cho hoạt động in ấn, KIPOS cho phép thư viện dễ dàng thiết kế mẫu in mã vạch và nhãn gáy sách. Người dùng có thể tùy chỉnh bố cục và nội dung của mẫu in sao cho phù hợp với nhu cầu của từng thư viện. Hệ thống sẽ cung cấp cho mỗi tài liệu một mã Barcode, nhãn gáy sách duy nhất và không bao giờ có sự trùng lặp.
Giao diện thiết kế mẫu in ấn
khangtt
5/7/2022